AMBIENTE Y PRODUCTIVIDAD

Productividad y clima laboral

Las mejores empresas del mundo coinciden en muchos factores: posicionamiento, grandes ventas, reputación admirable, dominio del mercado, etc. Para llegar a ser una gran empresa hay que siempre estar a la vanguardia, conocer su estado actual y adonde se quiere llegar junto con la manera de trabajar del cuerpo laboral.

El clima laboral se encuentra estrechamente relacionado con la productividad, pues la comodidad del lugar, el ambiente profesional y social del espacio de trabajo repercuten en la manera en la que llevan a cabo las tareas, en tiempo y en forma.

¿Cómo construir productividad en el clima laboral?

Construir un clima laboral positivo es un arte empresarial, es difícil de lograr pero los resultados reflejarán que el esfuerzo ha valido la pena; se verá la productividad en el empleo del tiempo junto con la calidad de los productos o servicios entregados al cliente.

Crear este clima laboral no es solamente tarea del CEO o del departamento de recursos humanos, es de todos. Se debe de tener en cuenta las condiciones físicas: iluminación, ventilación, distribución de espacio e inclusive aspectos personales como liderazgo, empatía, confianza, respeto, optimismo, iniciativa, etc. Lograr estas condiciones requiere que exista un consenso entre la organización y las personas que trabajan en la empresa.

A diferencia de lo que mucha gente opina, crear un ambiente laboral ideal, no significa que se requiera realizar una alta inversión. Sin embargo, de no cuidarse puede salir muy caro (económica y logísticamente hablando)

La verdadera productividad laboral

El recurso humano es lo más importante que una organización puede tener, es la pieza fundamental para implementar una estrategia de negocio y alcanzar las metas propuestas por los altos mandos. Centrarse en el recurso humano logrará que se reflejen en el ambiente laboral características propias de la productividad en las personas.

1. Participación

Cuando una organización goza de un buen clima laboral existe un involucramiento e iniciativa por parte del cuerpo de trabajo; tanto en la organización de la empresa como en la realización de tareas individuales que puede o no competirles a ellos.

2. Comunicación

Los empleados actuarán en un buen ambiente si están conscientes que pueden expresarse con libertad, sin riesgos a sentirse presionados. Esto genera satisfacción y compromiso ya que todos tienen en claro la cultura organizacional.

3. Reconocimiento

Valorar el trabajo y empeño de los colaboradores puede externarse ya sea mediante una remuneración, reconocimiento verbal, una comida, entre muchas otras maneras, con la finalidad de hacerles sentir pertenecientes y más involucrados con la organización, mientras que son valorados por todo lo que hacen.

4. Respeto

Sin respeto, la convivencia en cualquier ámbito sería prácticamente nula. Un clima laboral basado en el respeto permite la resolución de diferencias que se puedan presentar en el equipo, después de todo pasan muchas horas en una misma área, claro que pueden llegar a estar descontentos unos con otros.

5. Competitividad

La competencia sana es muy influyente en el clima laboral, pues implica que los trabajadores deban adaptarse a los retos, adoptando nuevos objetivos personales y organizacionales.

GESTION DE HORARIOS LABORALES

Entre las diferentes funciones del departamento de RRHH se encuentra controlar el cumplimiento de las jornadas laborales de los empleados. Esta labor consiste en crear los cuadrantes de trabajo, comprobar los fichajes de los empleados y cerciorarse del cumplimento de las horas trabajadas. Debido a que es una tarea complicada y, a veces tediosa, es aconsejable contar con las mejores herramientas que facilite dicha tarea.

Podemos utilizar diferentes sistemas de control de presencia, entre ellos destaca las plantillas para Recursos Humanos. Gracias a las amplias funcionalidades de las plantillas muchas de las tareas se automatizan solas consiguiendo ser más eficientes y productivos

Creación de turnos de trabajo

Organizar el cuadrante de trabajo de los empleados puede resultar complicado a medida que la empresa aumenta y los factores que afectan a la confección de los turnos se incrementan. Se trata de una tabla de turnos donde indicaremos la jornada de cada empleado, debemos tener en cuenta factores como la legislación, el ritmo de producción o las necesidades fisiológicas del empleado. ¡Descubre cómo crear los turnos de trabajo de manera sencilla!

Control presencia de los trabajadores

Controlar la entrada y salida de los empleados mediante un sistema que permita fichar a los trabajadoresfacilita el cumplimiento de la nueva ley de presencia laboral. La empresa conocerá la jornada laboral de cada empleado y sabrá si cumple con sus obligaciones. Además el registro de horas ayuda a controlar las horas extras de todos los empleados.

Con la nueva normativa del registro horario existen las siguientes obligaciones:

• Cada empleado conocerá la duración y la distribución de su jornada ordinaria de trabajo, así como su horario laboral.
• También se controlará los tiempos de descanso.
• Se registrarán todas las horas extraordinarias sin exceder en el número que marca la ley.
• Cada trabajador recibirá la nómina con las horas extras que haya realizado.
• La empresa tendrá que dar una copia de los registros de los horarios a los representantes sindicales.
• Además se tienen que conservar estos documentos de Recursos Humanos durante cuatro años y estará a disposición de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social.

Controlar el absentismo laboral

Cuando el empleado no acude a su puesto de trabajo, y por tanto se ausenta, se conoce como absentismo laboral. Existen diferentes tipos, aquellas ausencias que están permitidas o han sido avisadas como las vacaciones o las bajas por enfermedad o accidente laboral; y aquellas ausencias que no han sido notificadas y son reprobadas. Estas últimas son las que preocupan a los empresarios pues afecta al ambiente y productividad de la empresa. ¡Descubre todas las causas del absentismo laboral y cómo podemos reducirlo!

Flexibilidad horaria

Cada vez más las empresas apuestan por la flexibilidad horaria para satisfacer a sus empleados y conseguir la conciliación laboral. Se ha demostrado que las jornadas flexibles favorecen a la producción y mejoran el ambiente de trabajo, pero para aplicarla correctamente es necesario saber controlar los horarios y horas de los empleados. La gestión de este tipo de jornada es esencial para el correcto funcionamiento de la misma. ¡Descubre cómo controlar los horarios flexibles de la empresa!

Plantillas para gestionar los horarios y turnos laborales

Para organizar los turnos de trabajo y controlar las horas trabajadas de los empleados os proponemos las siguientes plantillas empresariales. Se trata de diferentes herramientas enfocadas a la gestión de empleados,con ellas es posible crear el cuadrante de trabajo según el modelo de negocio de la empresa y controlar el cumplimiento de la jornada laboral de cada empleado. Todo ello sin que ocupe mucho tiempo al técnico de Recursos Humanos. ¡Descubre todas las plantillas esenciales para el control de horarios!

DOCUMENTOS PARA RRHH

El Departamento de Recursos Humanos se encarga de todos los temas relacionados con el personal de la empresa. Las Funciones del departamento de RRHH  son muy amplias y diferentes y por este motivo lo mejor es establecer un protocolo de actuación para cada actividad.

Para mejorar la gestión de cada tarea del departamento es aconsejable contar con una Panilla de dashborad de RRHH para facilitar el trabajo diario de los trabajadores de este área de la empresa.

Tipos de documentos del área de Recursos Humanos

No todos los Departamentos de Recursos Humanos de las empresas son iguales, depende del tamaño de la compañía. Pero existen unas funciones básicas que debe realizar el responsable de Recursos Humanos y son muy diferentes entre ellas. Debemos contar con diferentes plantillas de documentos de Recursos Humanos para agilizar nuestro trabajo.

Documentos administrativos

Las actividades jurídico-administrativas del departamento comprenden la creación de contratos de los trabajadores, emisión de nóminas, contratación de seguros, etc. Esta tarea es la más burocrática del departamento.

• Contrato de trabajadores: Todos los trabajadores de la empresa deben tener un contrato donde se determine la actividad que va a realizar el empleado por el coste y horas. Se trata del documento más habitual ya que determina la relación entre la empresa y el trabajador. Si hay promociones o ascensos hay que revisar elcontrato y estipular los cambios producidos.
• Recibos de nomina: Los trabajadores cobran por sus servicios a final de mes o por semana (según el acuerdo establecido). Para justificar el pago de la cantidad de dinero es necesario emitir una nomina. El contenido de la nómina identifica al empleado, el periodo de liquidación, el precio por hora del trabajador, deducciones, percepciones, modo de pago, etc.

Documentos de gestión de los empleados

Se considera la gestión de empleado al conjunto de medidas que se realizan en torno a las necesidades humanas. Esta tarea se centra en conocer qué función realiza cada trabajador y cuándo tiene que hacerlo. Comprende la Base de Datos de los trabajadores de la empresa.

• Ficha de los empreados: Se trata del documento donde se recoge la información personal y profesional de cada empleado. Las empresas guardan la Base de Datos de sus empleados para tener un control de ellos. Se incluyen datos de contacto, información académica, contacto de emergencia, número de cuenta etc.
• Control de fichajes: En toda empresa es necesario controlar si los trabajadores cumplen con la jornada de trabajo por ello se implementa un sistema de control de horarios. Existen múltiples empresas que se encargan de implementar sowftwares y hardwares en las empresas para controlar los fichajes.
• Gestión de bajas laborales: Es posible que nuestros trabajadores estén de baja por enfermedad o baja laboral. Si el empleado no va a acudir a la oficina deberá gestionarse
• Gestión de vacaciones de los empleados: Los empleados tienen derecho a descansar cogiendo vacaciones. Es necesario realizar una gestión eficiente de las vacaciones de los trabajadores para que no afecte a la producción de la empresa. Este tipo de documentos ayuda a establecer las vacaciones de los trabajadores y a realizar un control del trabajo.

Documentos de planificación del personal

Para llevar a cabo una correcta producción empresarial es necesario planificar el trabajo a realizar. Estos documentos ayudan a determinar cuándo debe trabajar cada empleado y a la empresa a saber cuándo dispondrá de la mano de obra.

• Calendario de trabajo: El calendario de trabajo determina los días que se trabajaran en la empresa y la producción que deberá realizarse. Un documento imprescindible para establecer las jornadas de producción de los trabajadores asociado al calendario laboral.
• Turnos de los empleados: Derivado del anterior documento existe el documento de los turnos de trabajo. Si es una empresa que trabaja con varios turnos será necesario indicar a los trabajadores en qué turno trabajan y organizar la producción de cada día.

NOMINA

¿Qué es una nómina?

Una nómica es el registro financiero que una empresa realiza sobre los salarios de sus empleados, bonificaciones y deducciones.

En la contabilidad, el término nómina indica la cantidad pagada a los empleados por el trabajo que han hecho en la empresa durante un período determinado de tiempo, normalmente mensual o trimestral.

Un aspecto crítico de la contabilidad financiera

La nómina es muy importante en la contabilidad financiera de una empresa por varias razones.

En primer lugar, la importancia de la nómica es vital en una empresa dado que aquélla y los impuestos derivados de la misma afectan significativamente al ingreso neto de la empresa. También es, a menudo, objeto de numerosas leyes y reglamentos.

La nómina es también, por supuesto, muy importante para sus destinatarios: los empleados. Para un trabajador la percepción de su nómina es esencial para su bienestar.

Poder motivacional

En muchas ocasiones, el salario es uno de los métodos más efectivos para motivar a un trabajador, por lo que una empresa debe abonar la nómina de manera oportuna y precisa.

Es importante que a todos los empleados se les pague con exactitud y oportunamente con las retenciones y deducciones correctas, tanto en beneficio del perceptor, como de la misma empresa para asegurarse que las retenciones y deducciones son presentadas de una manera apropiada.

Esto incluye el pago de sueldos, retenciones, indemnizaciones, anticipos y deducciones.

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Sistema de seguridad social integral

La Seguridad Social Integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad.

ARTÍCULO 1o SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

El sistema de seguridad social integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana, mediante la protección de las contingencias que la afecten.

El sistema comprende las obligaciones del Estado y la sociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de carácter económico, de salud y servicios complementarios, materia de esta Ley, u otras que se incorporen normativamente en el futuro.

ARTÍCULO 2o PRINCIPIOS

El servicio público esencial de seguridad social se prestará con sujeción a los principios de eficiencia, universalidad, solidaridad, integralidad, unidad y participación:

1. EFICIENCIA. Es la mejor utilización social y económica de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles para que los beneficios a que da derecho la seguridad social sean prestados en forma adecuada, oportuna y suficiente;
2. UNIVERSALIDAD. Es la garantía de la protección para todas las personas, sin ninguna discriminación, en todas las etapas de la vida;
3. SOLIDARIDAD. Es la práctica de la mutua ayuda entre las personas, las generaciones, los sectores económicos, las regiones y las comunidades bajo el principio del más fuerte hacia el más débil.
   Es deber del Estado garantizar la solidaridad en el régimen de Seguridad Social mediante su participación, control y dirección del mismo.
   Los recursos provenientes del erario público en el Sistema de Seguridad se aplicarán siempre a los grupos de población más vulnerables.
4. INTEGRALIDAD. Es la cobertura de todas las contingencias que afectan la salud, la capacidad económica y en general las condiciones de vida de toda la población. Para este efecto cada quien contribuirá según su capacidad y recibirá lo necesario para atender sus contingencias amparadas por esta Ley;
5. UNIDAD. Es la articulación de políticas, instituciones, regímenes, procedimientos y prestaciones para alcanzar los fines de la seguridad social, y
6. PARTICIPACIÓN. Es la intervención de la comunidad a través de los beneficiarios de la seguridad social en la organización, control, gestión y fiscalización de las instituciones y del sistema en su conjunto.

ARTÍCULO 3o DEL DERECHO A LA SEGURIDAD SOCIAL

El Estado garantiza a todos los habitantes del territorio nacional, el derecho irrenunciable a la seguridad social.

Este servicio será prestado por el Sistema de Seguridad Social Integral, en orden a la ampliación progresiva de la cobertura a todos los sectores de la población, en los términos establecidos por la presente ley.

ARTÍCULO 4o DEL SERVICIO PÚBLICO DE SEGURIDAD SOCIAL

La Seguridad Social es un servicio público obligatorio, cuya dirección, coordinación y control esta a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidos en la presente ley.

Este servicio público es esencial en lo relacionado con el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Con respecto al Sistema General de Pensiones es esencial sólo en aquellas actividades directamente vinculadas con el reconocimiento y pago de las pensiones.

                                                                              CAPÍTULO II

Sistema de seguridad social integral Artículos 5 a 9

ARTÍCULO 5o CREACIÓN

En desarrollo del artículo 48o. de la Constitución Política, organízase el Sistema de Seguridad Social Integral cuya dirección, coordinación y control estará a cargo del Estado, en los términos de la presente ley.

ARTÍCULO 6o OBJETIVOS

El Sistema de Seguridad Social Integral ordenará las instituciones y los recursos necesarios para alcanzar los siguientes objetivos:

1. Garantizar las prestaciones económicas y de salud a quienes tienen una relación laboral o capacidad económica suficiente para afiliarse al sistema.
2. Garantizar la prestación de los servicios sociales complementarios en los términos de la presente ley.
3. Garantizar la ampliación de cobertura hasta lograr que toda la población acceda al sistema, mediante mecanismos que en desarrollo del principio constitucional de solidaridad, permitan que sectores sin la capacidad económica suficiente como campesinos, indígenas y trabajadores independientes, artistas, deportistas, madres comunitarias, accedan al sistema y al otorgamiento de las prestaciones en forma integral.

El Sistema de Seguridad Social Integral está instituido para unificar la normatividad y la planeación de la seguridad social, así como para coordinar a las entidades prestatarias de las mismas, para obtener las finalidades propuestas en la presente ley.

ARTÍCULO 7o ÁMBITO DE ACCIÓN

El Sistema de Seguridad Social Integral garantiza el cubrimiento de las contingencias económicas y de salud, y la prestación de servicios sociales complementarios, en los términos y bajo las modalidades previstos por esta ley.

ARTÍCULO 8o CONFORMACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

El Sistema de Seguridad Social Integral es el conjunto armónico de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos y está conformado por los regímenes generales establecidos para pensiones, salud, riesgos profesionales y los servicios sociales complementarios que se definen en la presente ley.

ARTÍCULO 9o DESTINACIÓN DE LOS RECURSOS

No se podrán destinar ni utilizar los recursos de las instituciones de la seguridad social para fines diferentes a ella.